Política de privacidad y protección de datos

Información y finalidad de su tratamiento

COLCOB dentro del normal desarrollo de su actividad como entidad de carácter gremial podrá solicitar a través de diferentes medios, la entrega de datos personales tales como nombre, dirección, edad, así como información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica.

La información personal será utilizada por COLCOB con cualquiera de las siguientes finalidades: a) Envío de información en torno a las actividades desarrolladas por la entidad o que la entidad considere que resultan de interés para el adecuado cumplimiento de sus labores; b) Compartir la información con las entidades asociadas; c) Realización de estudios de mercado, estadísticos o encuestas; d) Actividades propias de los servicios de COLCOB; e) Inscripciones a eventos o envío de información de futuros eventos; f) Envío de hojas de vida recibidas a sus asociadas; g) En el caso de sus funcionarios la información será tratada con el fin de tener conocimiento de sus actividades y antecedentes laborales, llevar el registro de su historial laboral dentro de la entidad, realizar actividades propias del cumplimiento de sus obligaciones como empleador; h) respecto de sus proveedores, la información será tratada con el fin de llevar un registro histórico y de contacto de las personas que han prestado o podrían estar en la capacidad prestar un servicio a la entidad.

La información personal no será utilizada con propósitos diferentes a los aquí señalados, sin embargo, podrá ser compartida cuando así sea requerido por la ley; una orden judicial; o una autoridad competente en ejercicio de sus funciones, así como los proveedores de la entidad. En caso de que se comparta la información con terceras personas para el cumplimiento de los fines aquí establecidos, estos terceros estarán igualmente sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta COLCOB con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

Glosario.

• Aviso de Privacidad. Documento generado por el Responsable, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad. En general COLCOB tiene a disposición de todos sus clientes, asociados y en general titulares de los datos personales su política de privacidad fácilmente accesible a través de su página web www.colcob.com. Sin embargo, en el caso de ser necesaria la implementación de este aviso para un determinado canal de comunicación, debe contener, al menos la información relativa a la existencia de las políticas de información que le serán aplicables y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos.
• Autorización. Es el consentimiento que se da por parte del titular de la información, para qué un tercero; en este caso COLCOB pueda dar tratamiento a la información y puedan utilizar sus datos personales.
• Base de Datos. Con Información Personal. Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.
• Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
• Dato Privado. Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos, historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de COLCOB, a menos de que se trate de la información interna de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello.
• Dato Público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, Son públicos, entre otros los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. De acuerdo con los conceptos establecidos por la Súper intendencia de Industria y Comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal. Igualmente, los datos que se encuentran en páginas de internet que presentan bajos niveles de seguridad no podrán considerarse públicos a pesar de su facilidad de acceso y de esta manera no son utilizados por parte de la entidad en desarrollo de sus labores.
• Dato Semiprivado. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
• Dato Sensible. Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de COLCOB, a menos de que se trate de la información interna de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello, o exista un requerimiento para el efecto, caso en el cual el solicitante deberá presentar a la entidad constancia de la necesidad de manejar este tipo de datos y el hecho de contar con las autorizaciones pertinentes para el efecto.
• Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de responsable del tratamiento.
• Fraude Externo. Actos, realizados por una persona externa a la entidad, que busca defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.
• Fraude Interno. Actos, que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de COLCOB o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.
• Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Superintendencia de Industria y Comercio. Autoridad nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.
• Titular de la Información. Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia. Cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Trasmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Consulta. Se entiende como la solicitud que ejerce el titular de la información, con el propósito de indagar, conocer todo lo relacionado con el tratamiento de sus datos personales realizados por COLCOB, en caso que el solicitante sea un tercero; dicha consulta solo operara al tratarse de datos públicos y semiprivados.
• Reclamo. Se entiende como la solicitud que realiza el titular de la información con el propósito de corregir, actualizar o suprimir su información, dentro de la base de datos que maneja COLCOB. La eliminación de la información solo se realizara de acuerdo a las disposiciones y términos legales y estatutarios.

Enlaces de terceros

COLCOB, en su página de internet o a través de las redes sociales podrá poner a disposición de sus usuarios enlaces hacia direcciones de terceros, en este caso COLCOB no se hace responsable por las prácticas de privacidad de esas otras páginas de internet o quienes las manejan y COLCOB se exime expresamente de cualquier responsabilidad por las acciones de estos terceros.

Manejo de hojas de vida

COLCOB como parte de sus servicios de colaboración a sus entidades asociadas y a las personas que quieran trabajar con la industria, tiene dentro de sus actividades la posibilidad de recibir y trasmitir las hojas de vida de aquellos interesados en laborar en el sector de las cobranzas y en particular con las entidades afiliadas a la agremiación.

En tal caso COLCOB opera exclusivamente como un receptor y remisor de la información. En tal sentido COLCOB no asume ninguna responsabilidad por la veracidad y actualidad de la información consignada en las hojas de vida; tampoco asume una obligación de resultado en cuanto a la posible consecución de empleo a través de su gestión, ni por el manejo que los receptores de las hojas de vida den a los documentos o la información en ellos contenida.

La remisión de las hojas de vida será realizada por COLCOB, en la medida de sus posibilidades físicas y de personal en caso de encontrar oportunidades para llenar una posible vacante, sin embargo no asume una obligación de realización del envío en un determinado tiempo a un determinado número de oferentes.

Derechos y su ejercicio

Toda persona natural que actúe en tal condición y no en razón de ser representante de una persona jurídica o en su calidad de comerciante en relación con los actos propios de sus labores cotidianas, tiene derecho a verificar al menos una vez al mes, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de cualquier información personal solicitada y proveída a COLCOB.

Es de advertir que en caso en que la información este siendo objeto de tratamiento por parte de COLCOB en razón de existir una relación de tipo legal o contractual entre el titular de los datos y la entidad, el derecho a solicitar la supresión se verá limitado hasta la finalización de las relaciones que se mantengan.

Para el ejercicio de los derechos aquí establecidos los titulares de la información podrán contactarse con COLCOB a través del área de servicio al cliente en la siguiente página web de la entidad www.colcob.com y las solicitudes serán atendidas de acuerdo con los tiempos establecidos para el efecto en las leyes de protección de datos vigentes en el momento.

Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender las consultas dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderán, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamo

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante COLCOB.

El reclamo deberá ser formulado mediante solicitud con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Datos de menores y sensibles

COLCOB no realiza el tratamiento de datos de menores de edad en desarrollo de sus actividades, sin embargo en caso de tener que hacerlo, el manejo de la información se hará con respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. COLCOB, en lo posible, no realiza el tratamiento de datos sensibles, sin embargo, en caso de ser requerido, tiene establecida la posibilidad para el titular de los datos de no responder a preguntas o circunstancias que puedan involucrar esta categoría de datos y en tal caso, a menos que los datos resulten indispensables para la situación determinada de la que se trate, COLCOB realizará la prestación de sus servicios en igualdad con aquellos que han brindado su información autorizando su uso.

Modificaciones a las políticas

COLCOB se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. El uso de la página de internet de COLCOB después de la fecha de entrada en vigencia de la última modificación, indicará la aceptación a los cambios realizados.

Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: Agosto 20 de 2020.

Con la nueva Ley 2300 que busca proteger tu intimidad, en COLCOB nos comunicamos con usted a través de: Teléfono, WhatsApp, SMS y correo electrónico. 

Si desea cambiar los canales de contacto, escríbanos a contactenos@colcob.com